“Bedankt voor je interesse.
Helaas moeten wij je afwijzen.”

Moeten wij je afwijzen? Waarom eigenlijk? Omdat iemand niet de ervaring heeft die je zoekt? Omdat de verwachtingen over de functie verschillen? Omdat je een andere kandidaat hebt gesproken die beter aansluit op wat de organisatie nu nodig heeft? Zeg dat dan. Voor mij begint goed recruitment bij een eenvoudig uitgangspunt: je beoordeelt of een samenwerking past. Je spreekt geen oordeel uit over iemands waarde als mens of professional. Daarom heb ik moeite met het woord ‘afwijzen’. Er is nu geen match met deze rol, binnen deze organisatie. Dat is iets anders dan: jij bent niet goed genoeg.

Afwijzen is een besluit. Een mismatch is een verklaring.

Die twee begrippen worden nogal eens door elkaar gebruikt. Een afwijzing betekent  in feite dat iemand niet verdergaat in de sollicitatieprocedure, wat wel een hele negatieve ervaring is voor de persoon in kwestie. Een mismatch gaat over de aansluiting tussen wat de organisatie nodig heeft en wat de kandidaat kan, wil en verwacht. Het eerste vertelt wat je besluit. Het tweede moet duidelijk maken waarom.

Neem een recruiter die graag recruitmentprocessen wil verbeteren, terwijl de vacature vooral draait om het dagelijks invullen van grote aantallen vacatures. Beide zijn waardevol. Maar het zijn niet dezelfde opdrachten. Of denk aan een kandidaat die zelfstandig wil werken, terwijl de manager iemand zoekt die iedere stap afstemt. Dan moet je niet alleen naar de kandidaat kijken. Dan moet je met elkaar bespreken hoe het werk georganiseerd is. De vraag is niet: wat is er mis met deze persoon? De vraag is: waar sluiten onze verwachtingen niet op elkaar aan?

Geen match is geen excuus voor een vaag verhaal

Om eerlijk te zijn. “Er is helaas geen match” kan net zo nietszeggend zijn als een standaardafwijzing. Als je niet uitlegt waar de aansluiting ontbreekt, geef je iemand vooral nieuwe vragen mee. Ging het om ervaring? Om de inhoud van de functie? Om beschikbaarheid? Of heb je simpelweg voor iemand anders gekozen? Goede terugkoppeling maakt dat concreet. Geen algemeen verhaal over “het profiel”, maar een begrijpelijke toelichting op de eisen die voor deze functie werkelijk belangrijk zijn. Zoals dit voorbeeld: “Voor deze opdracht zoeken we iemand die direct zelfstandig een recruitmentteam kan aansturen. Je ervaring ligt vooral in het zelf uitvoeren van recruitment. Daarom gaan we voor deze rol nu verder met een andere kandidaat.”

Dat is helder. Niet leuk om te horen, misschien. Maar wel bruikbaar.

Niet gekozen betekent niet automatisch een mismatch

Dit onderscheid verdient meer aandacht. Je kunt twee geschikte kandidaten spreken en maar één plek hebben. Dan is de kandidaat die het niet wordt niet ineens ongeschikt. Een ander kan op één relevant onderdeel beter aansluiten bij wat je nu nodig hebt. Vertel dat dan, in plaats van achteraf een mismatch te construeren. Recruitment vraagt om keuzes. Maar die keuzes moeten we wel goed uitleggen.

Kijk ook naar je eigen organisatie

Voordat je concludeert dat iemand niet past, kan je jezelf een paar vragen stellen:

• Was vooraf duidelijk wat deze persoon daadwerkelijk gaat doen?
• Waren de functie-eisen noodzakelijk, of vooral een verzameling wensen?
• Hebben we eerlijk verteld hoe de manager en het team werken?
• Hebben we ook onderzocht wat de kandidaat nodig heeft?

Een goede inventarisatie aan het begin helpt om later beter uit te leggen waarom een rol wel of niet aansluit. Dat begint niet met méér eisen, maar met scherp krijgen wat echt nodig is.

Geef iemand iets bruikbaars (een carrière cadeautje) mee

Mijn uitgangspunt: laat iemand niet met lege handen los. Geef concrete feedback, een inzicht of een gerichte sollicitatietip. Heb je elkaar gesproken? Neem dan de moeite om persoonlijk terug te koppelen. Dat sluit aan bij hoe ik naar recruitment kijk: professioneel, menselijk en met aandacht voor de relatie, ook als iemand geen collega wordt. Het woord ‘afwijzen’ vervangen, is een begin. Het verschil zit 'm in de uitleg. In verantwoordelijkheid nemen voor je keuze. En in erkennen dat een sollicitatie geen examen is waarbij de werkgever bepaalt of iemand als professional geslaagd is. Je onderzoekt of je samen verder wilt. En soms is het antwoord nee. Vertel dan waarom. Al met al, stop dus met het woord ‘afwijzen’.
 
Succes!
 
Peer Goudsmit
#recruitmentiseenvak